1- MANAGEMENT DU SERVICE POPULATION
- Encadrer et animer le service population,
- Conduire les entretiens annuels.
2- ACCUEIL DU PUBLIC
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Renseigner sur l'organisation des services de la commune,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels,
- Transmettre des messages clairs et précis aux différents services,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
3- ETAT-CIVIL
- Constituer les dossiers liés à l'état civil :
. Naissance,
. Mariage,
. Décès...
- Gérer les dossiers de recensement militaire,
- Assistance auprès du Maire pour les mariages si nécessaire.
4- GESTION ADMINISTRATIVE
- Courrier :
. Réception, délégation de signature pour les recommandés,
. Enregistrement du courrier,
. Tri du courrier,
. Transmission au Directeur ou à la Directrice adjointe.
- Gestion des logements communaux :
. Elaboration des baux,
. Accueil, renseignements, orientation des demandes de logements,
. Lien avec les bailleurs sociaux.
- CCAS :
. Accueil et orientation des urgences,
. Préparation de la liste CCAS,
. Organisation du repas des aînés.
- Missions ponctuelles :
. Gestion de l'urbanisme,
. Gestion des réservations de salles communales,
. Préparation du jury d'assise (tirage au sort, envoi des courriers).
- Secrétariat des élus.
5- ELECTION
- Tenue et mise à jour des listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (REU),
- Veille juridique des élections,
- Contrôle et traitement des documents électoraux,
- Préparation et organisations des commissions de contrôle,
- Préparation et organisation matérielle des scrutins :
. Suivre les opérations pré-électorales, électorales et post-électorales,
. Assurer la relation avec des différentes institutions : préfecture, tribunal, INSEE...
- Présence obligatoire lors des élections.
6- CIMETIERE
- Accueillir et renseigner les familles en deuil et les usagers et enregistrer les avis des familles,
- Assurer le lien entre les familles, les prestataires et les intervenants (opérateurs funéraires, marbriers, associations...),
- Assurer la gestion et le suivi des concessions :
. Vente,
. Renouvellement, conversion,
. Reprise.
- Effectuer la gestion du cimetière :
- Mise à jour du registre,
- Autorisations pour inhumation/exhumation,
- Relation avec le juge en cas de litiges des familles.
7- COMMUNICATION EXTERNE
- Elaboration / Mise à jour des supports de communication :
. Guides,
. Bulletins municipaux.
- Mise à jour régulière du site internet et des panneaux lumineux,
- Gestion de la communication des associations.
8- SERVICE TECHNIQUE
- Bascule publique :
. Enregistrement des abonnés,
. Gestion des mouvements de pesées,
. Veille du bon fonctionnement de l'appareil.
- Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux,
- Capacités managériales,
- Maîtrise des techniques d'accueil du public,
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil, du cimetière et des élections,
- Maîtriser l'utilisation des outils informatiques,
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Notions d'urbanisme,
- Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page...),
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil,
- Qualités relationnelles et d'écoute,
- Rigueur et organisation,
- Discrétion et confidentialité,
- Disponibilité, réactivité, adaptabilité, polyvalence,
- Autonomie.
Dans une collectivité de taille moyenne (2 745 habitants) et sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l'agent aura en charge la coordination du Pôle Population (2 agents).