A 1h10 de Paris et 30 minutes de Rennes et du Mans par le train, la Mayenne est un département rural de 310 000 habitants classé parmi les 10 premiers selon l'INSEE pour sa qualité de vie. Les archives départementales sont situées à 5 minutes à pied de la gare TGV.
Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique et innovante ? Le Conseil départemental de la Mayenne est reconnu depuis longtemps pour sa capacité à innover et identifier de nouvelles manières de travailler.
La Direction du patrimoine et de la culture est organisée en 3 directions : la Direction du patrimoine, la Direction des archives départementales et la Direction de la bibliothèque départementale.
La Direction des archives départementales est structurée en 4 services :
- Le service traitement des fonds
- Le service actions culturelle et éducative
- La mission transformation numérique
- Le service conseil est collecte
Le service dédié au conseil et à la collecte garantit à l'ensemble des administrations présentes sur le territoire départemental l'assistance d'un archiviste apte à apporter au quotidien l'expertise et les conseils nécessaires à la bonne gestion de l'information, tant papier que numérique. Il met aussi en oeuvre des modalités de sélection des documents en adéquation avec le fonctionnement des organisations. Pour les services du Département, un centre de préarchivage est mis à disposition.
Le service Conseil et collecte compte actuellement 7 agents dont 4 chargés de collecte. Chacun d'eux est responsable de domaines d'activités constituant des " portefeuilles thématiques " qui permettent d'acquérir une vision globale de la production documentaire sur un sujet donné, sur l'ensemble du territoire.
Le Département de la Mayenne s'est engagé dans une démarche de transformation numérique dont l'ambition est de moderniser la collectivité et simplifier la relation avec les usagers face aux évolutions permanentes. Les organisations doivent s'adapter et repenser les processus en mettant l'humain au coeur de la transformation. Les outils numériques s'intègrent donc dans ces démarches de simplification et de production documentaire de plus en plus dématérialisées.
Ce poste s'inscrit dans le cadre de cette démarche de transformation numérique afin de contribuer au suivi des opérations de dématérialisation menées par la collectivité. Une opération de migration de données de la collectivité vers M 365 est programmée pour 2025.
Sous l'autorité de la responsable de l'unité Dématérialisation et préarchivage, au sein du service Conseil et collecte et en tant qu'archiviste, chargé de la collecte d'archives,, vous serez chargé :
- Du contrôle, de l'évaluation, de la sélection et de la collecte des archives, dont le suivi des projets de dématérialisation pour votre portefeuille thématique constitué :des archives des directions " support " du Conseil départemental (cabinet du Président, direction générale des services, direction de la communication et de l'attractivité, direction de l'administration générale, direction ressources et enseignement, direction des affaires juridiques) ;
- Des archives publiques produites par les personnes morales publiques (services de l'Etat, juridictions consulaires) ou privées (associations), en lien avec les autres chargés de collecte du service ;
- Mettre en oeuvre la politique de conseil, de contrôle, d'évaluation et de sélection des Archives départementales dans les domaines relevant de vos compétences :
- Prospection, conseil et assistance auprès des services versants,
- Instruction des demandes de visa d'élimination,
- Préparation des versements au centre de pré-archivage et dans le bâtiment principal,
- Élaboration de tableaux de gestion,
- Participation aux recherches et communications administratives,
- Mise en oeuvre d'actions de sensibilisation et de formation des producteurs d'archives ;
- De participer à la construction de la méthodologie de prise en charge des versements numériques aux Archives, en lien avec la responsable de la mission transformation numérique
- De présidence de la salle de lecture (en alternance, 1 à 2 demi-journées par semaine) :Veiller au respect du règlement intérieur et des règles de communicabilité pour garantir la sécurité des personnes et des documents,
- Guider et orienter les lecteurs dans leurs recherches,
- Sur Arkhéïa, effectuer les inscriptions des lecteurs, la saisie des communications et en fin de journée, contrôler la bonne restitution des documents ;
- Participer à la vie du service : intervenir en tant que de besoin en réunions de service ou de direction sur les dossiers relevant de sa compétence.
Déplacements fréquents sur l'ensemble du territoire départemental
Port de charges
- Connaître le cadre législatif et réglementaire qui régit la déontologie du métier (traitement et conservation, communication), les règles de gestion des archives courantes et intermédiaires et les règles nationales en matière de sélection des archives définitives ;
- Comprendre et connaître l'organisation administrative (État, collectivités locales, organismes privés chargés d'une mission de service public), le fonctionnement et l'histoire des services producteurs pour mettre en oeuvre la politique de collecte des archives départementales ;
- Savoir émettre un diagnostic et des préconisations dans la conduite d'un audit dans les services producteurs et mettre en place des outils de travail ;
- Savoir sensibiliser et former les agents des services, communiquer et diffuser les documents à bon escient et à qui de droit ;
- Connaître les logiciels bureautiques, outils de communication et les logiciels métiers utilisés dans le service serait un plus (Arkhéïa, Cindoc, Word, Excel, Outlook) ;
- Avoir une appétence pour le domaine numérique ;
- Faire preuve de curiosité intellectuelle ;
- Avoir le sens du service public ;
- Avoir des compétences relationnelles : aisance relationnelle, pédagogie, travail en équipe et en partenariat ;
- Avoir des compétences organisationnelles : rigueur, synthèse, esprit d'analyse, coordination de projet ;
- Connaître le cadre législatif et réglementaire qui régit la déontologie du métier (traitement et conservation, communication), les règles de gestion des archives courantes et intermédiaires et les règles nationales en matière de sélection des archives définitives ;
- Comprendre et connaître l'organisation administrative (État, collectivités locales, organismes privés chargés d'une mission de service public), le fonctionnement et l'histoire des services producteurs pour mettre en oeuvre la politique de collecte des archives départementales ;
- Savoir émettre un diagnostic et des préconisations dans la conduite d'un audit dans les services producteurs et mettre en place des outils de travail ;
- Savoir sensibiliser et former les agents des services, communiquer et diffuser les documents à bon escient et à qui de droit ;
- Connaître les logiciels bureautiques, outils de communication et les logiciels métiers utilisés dans le service serait un plus (Arkhéïa, Cindoc, Word, Excel, Outlook) ;
- Avoir une appétence pour le domaine numérique ;
- Faire preuve de curiosité intellectuelle ;
- Avoir le sens du service public ;
- Avoir des compétences relationnelles : aisance relationnelle, pédagogie, travail en équipe et en partenariat ;
- Avoir des compétences organisationnelles : rigueur, synthèse, esprit d'analyse, coordination de projet ;